Seni dan bisnis memang kedua hal yang sulit digabungkan, apalagi ketika kita adalah seorang freelancer. Hal ini sebenarnya menyenangkan, karena dengan menjadi bos untuk diri kita sendiri, itu juga berarti kita punya departemen keuangan pribadi ;)

Freelancers ingin untuk tetap bekerja, dibayar, dan terhindar dari hutang atau sanksi pajak. Mengurusi hal-hal ini tentunya sangat menyita waktu, padahal mereka perlu banyak waktu untuk mendesain. Lalu bagaimana tips para freelancer untuk hal ini?

Elly Walton telah bekerja sebagai illustrator freelance selama 10 tahun. Klien-kliennya berasal dari dunia periklanan, desain, dan bahkan penerbitan. Dibalik kesuksesannya itu dia masih menggunakan laporan keuangan Excel untuk mencatat pendapatan, pengeluaran, dan pajak untuk dirinya. Walton juga mencatat pekerjaan yang masuk, bagaimana dia memperolehnya, dan menentukan apakah itu adalah hasil promosi atau rekomendasi dari kliennya yang lain. “Saya bisa melihat grafiknya dan dapat memeriksa marketing saya.”

Walton juga menggunakan template Adobe Photoshop untuk nota dan suka menyimpan bukti tertulis untuk pengerjaan proyeknya, sehingga dia dapat mngeceknya kembali dan juga membubuhkan stempel “LUNAS” ketika pembayarannya telah lunas.

Mengurus seluruh pengeluaran kita tentu tidak susah, namun jika kita menjalankan sebuah perusahaan, mungkin kita perlu mempertimbangkan untuk memakai sebuah aplikasi keuangan. Hal ini tidak terlalu makan biaya, namun tentunya meringankan beban kita.

Seperti Elly Walton, seorang illustrator kecantikan dan fesyen bernama Willa Gelbie juga menggunakan laporan keuangan. Dia memakai Google Docs, namun pada tahun 2013 dia beralih menggunakan FreeAgent.

Gebbie adalah fans berat FreeAgent. “Saya suka bagaimana aplikasi ini dapat membantu saya membayar SPT tahunan, ini benar-benar menakjubkan’, tambahnya “aplikasi ini juga bisa membayarkan tagihan bank, dan saya dapat memeriksa apa yang sudah dan yang belum saya bayar.”

FreeAgent dapat memberikan peringatan pembayaran tagihan secara otomatis kepada penggunanya, dan Gebbie takut hal itu akan sangat “spammy”, sehingga dia lebih suka mengeceknya sendiri. “Saya menulis nota segera setelah saya menyelesaikan job tersebut,” katanya. “Seminggu sekali, saya mengecek pembayaran dan nota-nota yang belum terbayar. Jika ada yang belum membayar hingga lama sekali, saya akan menghubungi setiap beberapa hari sekali.”

Ilustrator sekaligus desainer hand-lettering ternama Linzie Hunter beralih ke sistem online, Wave. Dulunya dia memakai Excel, namun dia merasa lebih terbantu ketika memakai Wave.

“Memiliki sistem cloud berarti dapat mengakses pembayaran dan tagihan dimanapun. Fitur favorit saya adalah akses untuk menyambungkannya dengan rekening bank dan akun PayPal, sehingga saya tidak perlu mengisi secara manual. Wave juga dapat menunjukkan kondisi finansial saya.”

Wave dan Free Agent mungkin terlihat sangat menarik, namun mereka tidak bisa mengingatkan kita tentang siapa klien yang belum membayar. Elly Walton mengungkapkan “Saya beruntung, tidak ada klien yang tidak membayar- namun saya seringkali bingung mengenai kejelasan detail jangka waktu pembayaran. Tiga puluh hari masih dianggap beralasan”, ungkapnya, “setelah itu, coba tanyakan sesopan mungkin.”

Willa Gebie setuju. “Terkadang klien tidak membayar tepat waktu, namun seringnya hal itu disebabkan oleh bagian keuangan, bukan oleh si art director.”

Para ilustrator seringkali mengalami naik turun dunia freelance. Apakah nasehat utama yang sering mereka berikan? “Jika kita memutuskan untuk menjadi freelancer, pastikan kita memahami kemampuan diri kita dan membayar tagihan tepat waktu,” saran Linzie Hunter. “Mungkin di tahun pertama kita akan menemui banyak pengeluaran. Jangan lupa untuk membiasakan menyimpan nota di dompet” lanjutnya.

Willa Gebbie menyetujui hal ini. “Bahkan bisa juga kita sempat membangun bisnis sebelum kita mempunyai kewajiban membayar pajak. Ini adalah kesempatan yang baik.”

“Simpanlah uang bisnis dan uang jajan kita di dalam tempat yang berbeda,” saran Elly Walton. “Jika semua pembayaran ditarik dari satu rekening, dan kita punya bayangan bahwa kita masih punya uang yang cukup untuk membayar ini dan itu; ini adalah strategi yang sangat beresiko.” Rasanya apa yang dikatakan Walton ini tidaklah salah.